Kan ik mijn boekhouding en facturen automatisch laten verwerken?

Ruim 41 procent van de Nederlandse ondernemers besteedt in een normale werkweek de helft of meer van zijn tijd aan administratieve taken. Eén op de tien komt op tachtig procent of meer.

Die cijfers komen uit onderzoek van Visma en onderzoeksbureau Kantar onder tweeduizend Europese ondernemers, van wie ruim tweehonderd Nederlandse. Facturen verwerken is daar een groot deel van, en dat stuk is grotendeels te automatiseren.

Wat een boekhoudpakket nu al zelf doet

Vier stappen die geen handwerk meer hoeven te zijn.

• Inlezen. Een factuur die je doorstuurt of in een map zet, wordt uitgelezen: leverancier, bedrag, btw, factuurnummer en datum.
• Boeken. Het pakket stelt een grootboekrekening en een btw-code voor, meestal op basis van eerdere facturen van dezelfde leverancier.
• Afletteren. De bankkoppeling haalt je transacties op en koppelt betalingen aan openstaande posten.
• Aangifte. De btw-aangifte wordt samengesteld uit de geboekte gegevens en digitaal ingediend.

Die laatste stap is al gewoon geworden. EY schat in het rapport voor het ministerie van Financiën dat ongeveer 65 procent van de btw-aangiften via een softwareoplossing wordt ingediend en 35 procent rechtstreeks via het portaal van de Belastingdienst.

Waarom een pdf per e-mail bijna net zo duur is als papier

Een factuur als pdf mailen voelt digitaal. Voor de ontvanger scheelt het nauwelijks iets ten opzichte van papier, want iemand of iets moet de gegevens er alsnog uit halen.

Het EY-rapport neemt een kostenvergelijking over uit de evaluatie van de Europese e-factureringsrichtlijn:

Een pdf ontvangen kost 96 procent van wat een papieren factuur kost. Een e-factuur kost 28 procent.

EY vat de oorzaak zo samen: "waar nu nog vaak handmatig gegevens van een papieren of PDF-factuur worden overgetypt, gebeurt dit straks automatisch."

Los van de kosten gaat het ook sneller. Volgens het rapport worden facturen gemiddeld vijf tot zeven dagen eerder betaald dan bij papieren processen.

Wat is een e-factuur precies?

Een e-factuur is een bestand met vaste velden, bijvoorbeeld in het formaat UBL. De software van de ontvanger leest die velden rechtstreeks in de administratie. Er komt geen herkenning aan te pas en dus ook geen correctie achteraf.

In Nederland gaat dat verkeer over het Peppol-netwerk. Dat wordt volgens het EY-rapport nu al gebruikt voor elektronische facturen aan de Nederlandse overheid, en daarnaast vrijwillig door veel bedrijven. Welke infrastructuur straks verplicht wordt, heeft het kabinet nog niet vastgelegd.

Wat blijft handwerk?

Vier dingen die je erbij houdt, ook als de rest loopt.

• De uitzonderingen. Een factuur zonder order, een afwijkend bedrag, een creditnota die nergens op aansluit.
• De btw-beoordeling in lastige gevallen. Verlegging, import, gemengd gebruik. Een voorstel van de software is daar een voorstel.
• De eindcontrole. Jij blijft aansprakelijk voor wat er in de aangifte staat.
• Het inrichten zelf. Welke leverancier op welke rekening, welke drempel een goedkeuring vereist, wie wat mag fiatteren.

Het EY-rapport noemt bovendien waar het bij handmatige verwerking misgaat: typefouten, kwijtgeraakte facturen en dubbel betaalde rekeningen. Dat zijn precies de fouten die verdwijnen zodra de gegevens niet meer worden overgetypt.

Wat vraagt de Belastingdienst van een digitale administratie?

Drie regels bepalen de ruimte.

Bewaren in de originele vorm. "U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier." Een digitale factuur druk je dus niet af. Je slaat hem digitaal op.

Zeven jaar, soms tien. "U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar."

Scannen mag onder voorwaarden. Papieren facturen en bonnen mag je scannen en digitaal bewaren. De eis: "Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel", inclusief de echtheidskenmerken.

Verstuur je zelf digitale facturen, dan geldt er nog iets. Je afnemer moet ermee akkoord gaan, en je moet "zekerheid kunnen geven over de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van de digitale factuur".

Wat verandert er in 2030 en 2031?

Op 11 september 2026 heeft het kabinet besloten e-facturatie ook binnen Nederland verplicht te stellen, boven op wat de Europese ViDA-richtlijn al voor grensoverschrijdende handel voorschrijft.

• 1 juli 2030: e-facturatie verplicht voor transacties tussen bedrijven, zowel internationaal als binnenlands.
• 1 juli 2031: digitale rapportage van binnenlandse factuurgegevens aan de Belastingdienst.
• Vrijgesteld: bedrijven binnen de kleineondernemersregeling, met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar.

Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie. Het wetsvoorstel zelf wordt naar verwachting in de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer ingediend.

Nederland loopt hiermee achter op de buurlanden. Het EY-rapport noemt België, waar de verplichting in 2026 ingaat, en Duitsland, met een invoering tussen 2027 en 2028. Werk je met Belgische of Duitse partijen, dan raakt het je eerder dan 2030.

Waar begin je?

Drie stappen, in deze volgorde.

1. Breng je facturen onder in één systeem. Zolang er tegelijk uit Word, Excel en een pakket gefactureerd wordt, valt er weinig te automatiseren.
2. Vraag je boekhoudpakket of het Peppol ondersteunt en zet het aan. Volgens het EY-rapport biedt het merendeel van de pakketten in deze markt die mogelijkheid al.
3. Automatiseer eerst de inkomende kant. Daar staat de grootste besparing per factuur, en daar zit ook het meeste zoekwerk bij fouten.

Wat je vandaag inricht om tijd te besparen, is hetzelfde werk dat in 2030 hoe dan ook af moet zijn.