Privacyverklaring

Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die Bildircin AI verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke: van bezoekers van bildircin.nl, van mensen die een gratis sessie plannen of contact opnemen, en van klanten en hun contactpersonen.

Werken wij voor je aan een opdracht en verwerken wij daarbij gegevens uit jouw systemen? Dan ben jij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij jouw verwerker. Dat leggen we vast in een aparte verwerkersovereenkomst, die wij per opdracht op naam van jouw onderneming opmaken en bij de offerte meesturen; deze privacyverklaring gaat daar niet over.

1. Wie wij zijn

Bildircin AI, handelsnaam van de eenmanszaak van Daan Bildircin
Chirurgijnstraat 29, 4204 SJ Gorinchem, Nederland
KvK 75500116 · btw NL002408794B39
E-mail: daan@bildircin.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Vragen over privacy gaan rechtstreeks naar daan@bildircin.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken en waarom

2.1 Bezoek aan bildircin.nl

Bij een bezoek aan onze website verwerken wij technische gegevens die je browser meestuurt, zoals het IP-adres, browser- en apparaatgegevens en de opgevraagde pagina's. Wij gebruiken die om de website te laten werken, te beveiligen en storingen op te lossen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en beveiligde website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.2 Statistieken over onze eigen website

Wij tellen hoeveel mensen welke pagina bekijken met een eigen teller die op onze eigen server draait. Die zet geen cookies, volgt je niet over andere websites en deelt niets met derden. Van je IP-adres maken wij met een dagelijks wisselend geheim een korte, onomkeerbare code, zodat wij bezoekers per dag kunnen tellen zonder te weten wie je bent. Omdat er geen gegevens op je apparaat worden opgeslagen of uitgelezen, is hiervoor geen toestemming nodig.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij inzicht in het gebruik van onze eigen website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.3 Advertentiemeting

Wij adverteren en willen kunnen zien of dat werkt. Advertentieplatformen zoals Meta en Google gebruiken daarvoor cookies of vergelijkbare technieken op je apparaat. Dat gebeurt alleen als je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft. Weiger je, dan wordt er niets geplaatst, gaat er niets over jou naar die platformen, en werkt de website gewoon.

Grondslag: jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Je kunt die op elk moment intrekken via de cookie-instellingen onderaan elke pagina.

2.4 Het plannen van een gratis sessie

Plan je een gratis sessie van 30 minuten, dan verwerken wij je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam en telefoonnummer, en wat je zelf over je situatie invult. Wij gebruiken dat om de afspraak in te plannen, je een bevestiging en herinnering te sturen en het gesprek voor te bereiden. De afspraak komt in onze agenda te staan; het gesprek vindt plaats via een videobelplatform van een derde partij. Wij nemen het gesprek niet op, tenzij je daar vooraf uitdrukkelijk mee instemt.

Grondslag: het op jouw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

2.5 Contact en offertes

Neem je contact op of vraag je een offerte aan, dan verwerken wij je contactgegevens en de inhoud van je bericht, plus de gegevens die nodig zijn om een voorstel te maken.

Bij het opstellen van een offerte gebruiken wij een AI-systeem dat de tekst uitschrijft. Daar gaat de beschrijving van je situatie en van de voorgestelde oplossing doorheen, maar geen persoonsgegevens: je naam laten wij er bewust uit en vullen wij pas achteraf in op onze eigen server. Wij sturen er ook geen gegevens uit jouw systemen doorheen. Wil je liever dat er helemaal geen AI aan te pas komt, laat het weten — dan schrijven wij de offerte handmatig.

Grondslag: het nemen van precontractuele maatregelen en ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van berichten (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.6 Akkoord geven op een offerte

Geef je online akkoord op een offerte, dan leggen wij vast: je naam, je functie, de handtekening die je in het tekenvak zet, het tijdstip en het IP-adres van waaraf het akkoord is gegeven. Dat is nodig om de overeenkomst tot stand te laten komen en om later te kunnen aantonen wie wanneer akkoord gaf. Daarbij leggen wij ook vast dat en wanneer je de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst hebt aanvaard.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een deugdelijke bewijspositie (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.7 Klantrelatie, uitvoering en facturatie

Ben je klant, dan verwerken wij je contact- en bedrijfsgegevens, de gegevens van je contactpersonen, correspondentie, projectadministratie en factuurgegevens.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en, voor de financiële administratie, een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

2.8 Toegang tot jouw systemen

Voor het bouwen en beheren van een oplossing krijgen wij toegang tot systemen, accounts en API's van klanten. Komen wij daarbij in aanraking met persoonsgegevens uit die systemen, dan handelen wij als verwerker en geldt de verwerkersovereenkomst die bij jouw opdracht hoort, niet deze verklaring.

2.9 E-mail en berichten

Wij verwerken de berichten die je ons stuurt en de e-mails die wij versturen over lopende opdrachten, afspraken en facturen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij goede dienstverlening (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.10 Beveiliging en logbestanden

Wij leggen technische logbestanden vast van onze systemen om misbruik te signaleren, de toegang te beveiligen en storingen te herstellen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, mede ter uitvoering van artikel 32 AVG (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

3. Cookies

Onze eigen website heeft voor het gewone bezoek geen cookies nodig: de pagina's werken zonder, en onze bezoekersteller slaat niets op je apparaat op. Wat wij wel gebruiken:

• Functioneel en noodzakelijk. Je themavoorkeur (donker of licht) en je cookiekeuze worden lokaal in je browser bewaard, zodat de site er bij een volgend bezoek hetzelfde uitziet en je de banner niet opnieuw krijgt. Deze gegevens blijven op je apparaat en bereiken ons nooit. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Advertentiemeting, alleen na toestemming. Zie paragraaf 2.3. Zolang je geen toestemming geeft, wordt er niets van geplaatst.
• Inloggen. De beheeromgeving op app.bildircin.nl gebruikt beveiligde inlogcookies. Die zijn alleen voor ons eigen gebruik en spelen bij een gewoon websitebezoek geen rol.

Je kiest je voorkeuren in de cookiebanner; weigeren is net zo eenvoudig als accepteren, en je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen met dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken, of met partijen aan wie wij wettelijk moeten leveren. Dit zijn de dienstverleners die wij op dit moment inschakelen:

Daarnaast ontvangen onze boekhouding, onze accountant en de Belastingdienst gegevens voor zover dat voor de financiële administratie nodig of wettelijk vereist is.

Deze lijst houden wij actueel. Wil je weten welke afspraken wij met een bepaalde partij hebben, mail dan naar daan@bildircin.nl.

5. AI in onze dienstverlening

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen bij ons werk: bij het schrijven en beoordelen van code, bij analyse, bij het opstellen van offertes, en in de oplossingen die wij voor klanten bouwen. Daarbij houden wij ons aan vier uitgangspunten:

• Wij beperken de gegevens die wij aan een AI-systeem aanbieden tot wat nodig is, en gebruiken waar mogelijk test- of gepseudonimiseerde gegevens in plaats van echte.
• Wij gebruiken jouw gegevens zelf nooit om modellen te trainen, en spannen ons ervoor in uitsluitend aanbieders in te schakelen die dat contractueel uitsluiten.
• Output van een AI-systeem wordt door ons gecontroleerd voordat je hem ziet. Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.
• Zetten wij een chatbot of AI-assistent in richting bezoekers, dan maken wij kenbaar dat je met AI communiceert, en is AI-gegenereerde inhoud als zodanig herkenbaar.

De AI-modellen die wij voor offerteteksten gebruiken, bereiken wij via kie.ai. Wij bieden dat systeem geen persoonsgegevens aan: de naam van de contactpersoon houden wij eruit en vullen wij achteraf zelf in. Wil je desondanks dat er helemaal geen AI aan te pas komt, geef dat dan aan; wij regelen het dan handmatig.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van onze dienstverleners verwerkt gegevens (mede) buiten de EER, met name in de Verenigde Staten — zie de tabel in paragraaf 4. Doorgifte vindt alleen plaats als daarvoor een geldige grondslag bestaat onder hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-US Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie over deze waarborgen is opvraagbaar via daan@bildircin.nl.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Contactverzoeken en aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Offertes die niet zijn geaccepteerd: maximaal 24 maanden.
• Geaccepteerde offertes, inclusief handtekening, tijdstip en IP-adres: 7 jaar na afloop van de opdracht, als bewijs van de overeenkomst en in verband met de fiscale bewaarplicht.
• Klantadministratie en correspondentie: tot 7 jaar na afloop van de laatste opdracht, in verband met de fiscale bewaarplicht en mogelijke aanspraken.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Gegevens uit klantsystemen die wij als verwerker verwerken: volgens de verwerkersovereenkomst.
• Technische logbestanden: niet langer dan nodig voor beveiliging en foutherstel, en uiterlijk 12 maanden.
• Bezoekersstatistieken: de gehashte dagcode is na 24 uur niet meer herleidbaar; de getallen zelf bewaren wij als geanonimiseerde statistiek.
• Advertentiegegevens: volgens de bewaartermijn van het betreffende platform, en niet langer dan 24 maanden.

8. Hoe wij gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld verkeer (TLS), versleutelde opslag van inloggegevens en API-sleutels, gehashte wachtwoorden, tweefactorauthenticatie op onze beheeromgeving, beperkte toegang, gescheiden ontwikkel-, test- en productieomgevingen, gescheiden opslag per klant, reservekopieën binnen de EU en tijdige beveiligingsupdates.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dat gevolgen heeft voor de verwerking daarvóór.

Een verzoek indienen kan via daan@bildircin.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je verzoek te onderbouwen of jezelf te identificeren.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.

11. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via daan@bildircin.nl, zodat wij het kunnen beoordelen en waar nodig aanpassen. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op bildircin.nl/privacy, met de datum van de laatste wijziging.

Vragen over deze privacyverklaring? Mail naar daan@bildircin.nl.