Privacyverklaring

Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die Bildircin AI verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke: van bezoekers van bildircin.nl, van mensen die de Urenscan invullen, een gratis sessie plannen of contact opnemen, en van klanten en hun contactpersonen.

Werken wij voor je aan een opdracht en verwerken wij daarbij gegevens uit jouw systemen? Dan ben jij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij jouw verwerker. Dat leggen we vast in een aparte verwerkersovereenkomst, die wij per opdracht op naam van jouw onderneming opmaken en bij de offerte meesturen; deze privacyverklaring gaat daar niet over.

1. Wie wij zijn

Bildircin AI, handelsnaam van de eenmanszaak van Daan Bildircin
Chirurgijnstraat 29, 4204 SJ Gorinchem, Nederland
KvK 75500116 · btw NL002408794B39
E-mail: daan@bildircin.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Vragen over privacy gaan rechtstreeks naar daan@bildircin.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken en waarom

2.1 Bezoek aan bildircin.nl

Bij een bezoek aan onze website verwerken wij technische gegevens die je browser meestuurt, zoals het IP-adres, browser- en apparaatgegevens en de opgevraagde pagina's. Wij gebruiken die om de website te laten werken, te beveiligen en storingen op te lossen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en beveiligde website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.2 Statistieken over onze eigen website

Wij tellen hoeveel mensen welke pagina bekijken met een eigen teller die op onze eigen server draait. Die zet geen cookies, volgt je niet over andere websites en deelt niets met derden. Van je IP-adres maken wij met een dagelijks wisselend geheim een korte, onomkeerbare code, zodat wij bezoekers per dag kunnen tellen zonder te weten wie je bent. Omdat deze teller geen gegevens op je apparaat opslaat of uitleest, is hiervoor geen toestemming nodig.

Waar je vandaan kwam. Kom je binnen via een link met een campagnelabel, bijvoorbeeld uit een LinkedIn-bericht van ons, dan onthoudt je browser dat label 30 dagen: de bron, de campagne, het bericht, de pagina waarop je binnenkwam en wanneer. Er staan geen persoonsgegevens in. Het label gaat pas naar ons als je zelf een gesprek plant, de Urenscan begint of een bericht stuurt; wij bewaren het dan bij je aanvraag, zodat wij kunnen zien welke berichten tot een gesprek leiden. Het wordt niet met derden gedeeld en niet gebruikt om je over andere websites te volgen. Heb je in de cookiebanner gekozen voor alleen noodzakelijke cookies, dan wordt er niets onthouden.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij inzicht in het gebruik van onze eigen website en in welke berichten tot aanvragen leiden (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.3 Advertentiemeting

Wij adverteren en willen kunnen zien of dat werkt. Advertentieplatformen zoals Meta en Google gebruiken daarvoor cookies of vergelijkbare technieken op je apparaat. Dat gebeurt alleen als je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft. Weiger je, dan wordt er niets geplaatst, gaat er niets over jou naar die platformen, en werkt de website gewoon.

Grondslag: jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Je kunt die op elk moment intrekken via de cookie-instellingen onderaan elke pagina.

2.4 Het plannen van een gratis sessie

Plan je een gratis sessie van 30 minuten, dan verwerken wij je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam en telefoonnummer, en wat je zelf over je situatie invult. Wij gebruiken dat om de afspraak in te plannen, je een bevestiging en herinnering te sturen en het gesprek voor te bereiden. De afspraak komt in onze agenda te staan; het gesprek vindt plaats via een videobelplatform van een derde partij.

Het gesprek wordt opgenomen. Dat geldt voor de gratis sessie en voor het gesprek waarin wij je automatiseringsplan doorlopen. Een dienst voor het opnemen van gesprekken maakt een opname en een uitgeschreven tekst (transcript). Zo kunnen wij luisteren in plaats van aantekeningen te maken. Het transcript gebruiken wij alleen om je automatiseringsplan te schrijven (zie paragraaf 2.6). Het staat in de bevestiging van de afspraak en wij zeggen het aan het begin van het gesprek. Wil je niet dat het gesprek wordt opgenomen, zeg het dan; dan nemen wij het niet op.

Grondslag: het op jouw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG); voor de opname ons gerechtvaardigd belang bij een goed voorbereid en zorgvuldig plan (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.5 De Urenscan

Vul je de Urenscan in, dan verwerken wij je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je antwoorden: over je bedrijf, de programma's die jullie gebruiken en het werk dat tijd kost. Elk antwoord bewaren wij meteen, ook als je de scan niet afmaakt. Zo kun je later verder via de link in je mail, en zien wij tot waar je kwam.

Wij gebruiken deze gegevens om je rapport te maken, op het scherm te tonen en te mailen; om je één keer te herinneren aan een scan die je nog niet afmaakte; en om een eventueel gesprek met je voor te bereiden. Naar aanleiding van de scan sturen wij je geen nieuwsbrief of reclame, tenzij je daar apart toestemming voor geeft.

De uren en scores in je rapport berekenen wij met vaste rekenregels op onze eigen server. De teksten van het rapport, en een korte interne voorbereiding op een mogelijk gesprek, laten wij schrijven door een AI-model van een externe aanbieder (zie paragraaf 4 en 5). Daarvoor gaan je antwoorden naar dat model, zonder je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Wat je zelf in een open antwoord typt, gaat wel mee; noem daar dus liever geen namen van collega's of klanten.

Grondslag: het op jouw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij het bewaren van een niet-afgemaakte scan en het eenmalig herinneren daaraan (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.6 Contact en offertes

Neem je contact op of vraag je een offerte aan, dan verwerken wij je contactgegevens en de inhoud van je bericht, plus de gegevens die nodig zijn om een voorstel te maken.

Bij het opstellen van een offerte gebruiken wij een AI-systeem dat de tekst uitschrijft. Daar gaat de beschrijving van je situatie en van de voorgestelde oplossing doorheen, maar geen persoonsgegevens: je naam laten wij er bewust uit en vullen wij pas achteraf in op onze eigen server. Wij sturen er ook geen gegevens uit jouw systemen doorheen. Wil je liever dat er helemaal geen AI aan te pas komt, laat het weten. Dan schrijven wij de offerte handmatig.

Na een gratis sessie krijg je een automatiseringsplan: de offerte in de vorm van een plan. Dat plan maken wij uit het transcript van het gesprek en, als je die hebt ingevuld, je Urenscan. Eerst haalt een AI-model van een aanbieder met wie een verwerkersovereenkomst geldt alle namen van personen uit het transcript en uit je antwoorden, en vervangen wij ze door codes. E-mailadressen en telefoonnummers halen wij er zelf uit. Wij controleren die lijst voordat er iets verder gaat. Pas daarna gaat de tekst, zonder namen, naar het AI-systeem dat het plan uitschrijft. De namen zetten wij achteraf terug op onze eigen server, en wij lezen het plan na voordat je het krijgt.

Grondslag: het nemen van precontractuele maatregelen en ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van berichten (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.7 Akkoord geven op een offerte

Geef je online akkoord op een offerte, dan leggen wij vast: je naam, je functie, de handtekening die je in het tekenvak zet, het tijdstip en het IP-adres van waaraf het akkoord is gegeven. Dat is nodig om de overeenkomst tot stand te laten komen en om later te kunnen aantonen wie wanneer akkoord gaf. Daarbij leggen wij ook vast dat en wanneer je de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst hebt aanvaard.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een deugdelijke bewijspositie (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.8 Klantrelatie, uitvoering en facturatie

Ben je klant, dan verwerken wij je contact- en bedrijfsgegevens, de gegevens van je contactpersonen, correspondentie, projectadministratie en factuurgegevens.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en, voor de financiële administratie, een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

2.9 Toegang tot jouw systemen

Voor het bouwen en beheren van een oplossing krijgen wij toegang tot systemen, accounts en API's van klanten. Komen wij daarbij in aanraking met persoonsgegevens uit die systemen, dan handelen wij als verwerker en geldt de verwerkersovereenkomst die bij jouw opdracht hoort, niet deze verklaring.

2.10 E-mail en berichten

Wij verwerken de berichten die je ons stuurt en de e-mails die wij versturen over lopende opdrachten, afspraken en facturen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij goede dienstverlening (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG).

2.11 Beveiliging en logbestanden

Wij leggen technische logbestanden vast van onze systemen om misbruik te signaleren, de toegang te beveiligen en storingen te herstellen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, mede ter uitvoering van artikel 32 AVG (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

3. Cookies

Onze eigen website heeft voor het gewone bezoek geen cookies nodig: de pagina's werken zonder, en onze bezoekersteller slaat niets op je apparaat op. Wat wij wel gebruiken:

• Functioneel en noodzakelijk. Je themavoorkeur (donker of licht) en je cookiekeuze worden lokaal in je browser bewaard, zodat de site er bij een volgend bezoek hetzelfde uitziet en je de banner niet opnieuw krijgt. Deze gegevens blijven op je apparaat en bereiken ons nooit. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Campagnelabel. Kwam je binnen via een link met een campagnelabel, dan bewaart je browser dat label 30 dagen lokaal en verloopt het daarna vanzelf (zie paragraaf 2.2). Het bereikt ons alleen als je zelf een gesprek plant, de Urenscan begint of een bericht stuurt. Dit is meting van het gebruik van onze eigen website met geringe gevolgen voor je privacy; daarvoor is geen toestemming nodig. Kies je in de cookiebanner voor alleen noodzakelijke cookies, dan wordt het niet bewaard.
• Advertentiemeting, alleen na toestemming. Zie paragraaf 2.3. Zolang je geen toestemming geeft, wordt er niets van geplaatst.
• Inloggen. De beheeromgeving op app.bildircin.nl gebruikt beveiligde inlogcookies. Die zijn alleen voor ons eigen gebruik en spelen bij een gewoon websitebezoek geen rol.

Je kiest je voorkeuren in de cookiebanner; weigeren is net zo eenvoudig als accepteren, en je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen met dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken, of met partijen aan wie wij wettelijk moeten leveren. Dit zijn de dienstverleners die wij op dit moment inschakelen:

Daarnaast ontvangen onze boekhouding, onze accountant en de Belastingdienst gegevens voor zover dat voor de financiële administratie nodig of wettelijk vereist is.

Deze lijst houden wij actueel. Wil je weten welke afspraken wij met een bepaalde partij hebben, mail dan naar daan@bildircin.nl.

5. AI in onze dienstverlening

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen bij ons werk: bij het schrijven en beoordelen van code, bij analyse, bij het opstellen van offertes, en in de oplossingen die wij voor klanten bouwen. Daarbij houden wij ons aan vier uitgangspunten:

• Wij beperken de gegevens die wij aan een AI-systeem aanbieden tot wat nodig is, en gebruiken waar mogelijk test- of gepseudonimiseerde gegevens in plaats van echte.
• Wij gebruiken jouw gegevens zelf nooit om modellen te trainen, en spannen ons ervoor in uitsluitend aanbieders in te schakelen die dat contractueel uitsluiten.
• Output van een AI-systeem wordt door ons gecontroleerd voordat je hem ziet, met één uitzondering: het rapport van de Urenscan verschijnt meteen. Daarin staan alleen uren en scores die wij met vaste rekenregels uit jouw eigen antwoorden berekenen; het model schrijft de tekst eromheen en kan die getallen niet veranderen. Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.
• Zetten wij een chatbot of AI-assistent in richting bezoekers, dan maken wij kenbaar dat je met AI communiceert, en is AI-gegenereerde inhoud als zodanig herkenbaar.

Voor de Urenscan gebruiken wij een aanbieder van AI-modellen met wie een verwerkersovereenkomst geldt, en die de gegevens die wij aanbieden volgens zijn voorwaarden niet gebruikt om modellen te trainen. Je naam en contactgegevens gaan er niet naartoe. Wil je weten om welke aanbieder het gaat, mail dan naar daan@bildircin.nl.

De AI-modellen die wij voor offerteteksten en automatiseringsplannen gebruiken, bereiken wij via kie.ai. Wij bieden dat systeem geen persoonsgegevens aan: namen van personen, e-mailadressen en telefoonnummers halen wij er vooraf uit (zie paragraaf 2.6) en vullen wij achteraf zelf in. Wil je desondanks dat er helemaal geen AI aan te pas komt, geef dat dan aan; wij regelen het dan handmatig.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van onze dienstverleners verwerkt gegevens (mede) buiten de EER, met name in de Verenigde Staten (zie de tabel in paragraaf 4). Doorgifte vindt alleen plaats als daarvoor een geldige grondslag bestaat onder hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-US Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie over deze waarborgen is opvraagbaar via daan@bildircin.nl.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Contactverzoeken en aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 24 maanden na het laatste contact. Een aanvraag via de site, zoals een geplande sessie, wordt daarna automatisch verwijderd.
• De Urenscan, ook een niet-afgemaakte: je antwoorden, je rapport en je contactgegevens maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een opdracht uit voortkomt. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Opname en transcript van een gesprek: maximaal 24 maanden na het gesprek, tenzij er een opdracht uit voortkomt. Wil je dat ze eerder weg zijn, dan verwijderen wij ze op verzoek.
• Offertes die niet zijn geaccepteerd: maximaal 24 maanden.
• Geaccepteerde offertes, inclusief handtekening, tijdstip en IP-adres: 7 jaar na afloop van de opdracht, als bewijs van de overeenkomst en in verband met de fiscale bewaarplicht.
• Klantadministratie en correspondentie: tot 7 jaar na afloop van de laatste opdracht, in verband met de fiscale bewaarplicht en mogelijke aanspraken.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Gegevens uit klantsystemen die wij als verwerker verwerken: volgens de verwerkersovereenkomst.
• Technische logbestanden: niet langer dan nodig voor beveiliging en foutherstel, en uiterlijk 12 maanden.
• Het campagnelabel bij een aanvraag: zolang de aanvraag zelf bewaard wordt. Wat er na het verwijderen overblijft zijn alleen getallen per campagne, zonder gegevens over jou.
• Bezoekersstatistieken: de gehashte dagcode is na 24 uur niet meer herleidbaar; de getallen zelf bewaren wij als geanonimiseerde statistiek.
• Advertentiegegevens: volgens de bewaartermijn van het betreffende platform, en niet langer dan 24 maanden.

8. Hoe wij gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld verkeer (TLS), versleutelde opslag van inloggegevens en API-sleutels, gehashte wachtwoorden, tweefactorauthenticatie op onze beheeromgeving, beperkte toegang, gescheiden ontwikkel-, test- en productieomgevingen, gescheiden opslag per klant, reservekopieën binnen de EU en tijdige beveiligingsupdates.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dat gevolgen heeft voor de verwerking daarvóór.

Een verzoek indienen kan via daan@bildircin.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je verzoek te onderbouwen of jezelf te identificeren.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.

11. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via daan@bildircin.nl, zodat wij het kunnen beoordelen en waar nodig aanpassen. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op bildircin.nl/privacy, met de datum van de laatste wijziging.

Vragen over deze privacyverklaring? Mail naar daan@bildircin.nl.