Is maatwerksoftware duurder dan een bestaand pakket?

De vraag komt meestal op tafel als een offerte voor maatwerk naast een abonnementsprijs ligt. Die twee bedragen zijn op een andere manier opgebouwd, dus een eerlijke vergelijking lukt pas als je ze over dezelfde periode uitrekent.

Waarom zijn die twee prijzen lastig te vergelijken?

Een pakket heeft een prijs per gebruiker per maand. Die loopt door zolang je het gebruikt, en hij stijgt als je team groeit of als de leverancier zijn tarieven aanpast.

Maatwerk heeft een bouwprijs die je eenmalig betaalt, en daarna een jaarlijks bedrag voor hosting, beveiligingsupdates en kleine wijzigingen. De grote uitgave zit aan het begin.

Zet je die twee naast elkaar op één moment, dan wint het pakket altijd. Zet je ze over vijf jaar naast elkaar, dan hangt de uitkomst af van je aantal gebruikers en van hoeveel werk het kost om het pakket passend te houden.

Wat kost een pakket over vijf jaar?

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen. Twintig medewerkers op een pakket van 60 euro per gebruiker per maand kost 14.400 euro per jaar, dus 72.000 euro in vijf jaar.

Groeit dat team naar dertig mensen, dan loopt het jaarbedrag mee omhoog naar 21.600 euro. De prijs volgt je omvang, ook als het aantal processen dat je automatiseert gelijk blijft.

Daar komt bij dat één pakket zelden genoeg is. Van de Nederlandse bedrijven met tien of meer werkzame personen gebruikte in 2025 59 procent kantoorsoftware als clouddienst, 54 procent boekhoudsoftware en 40 procent CRM-software. Dat zijn aparte abonnementen die naast elkaar doorlopen, elk met een eigen rekening.

Wat kost maatwerk over vijf jaar?

De bouwprijs betaal je één keer. Daarna betaal je onderhoud, en dat bedrag hangt aan de omvang van wat er gebouwd is. Het aantal mensen dat ermee werkt verandert er weinig aan.

Dat is het belangrijkste verschil in de rekensom: bij tien gebruikers extra verandert er bij maatwerk in principe niets aan de jaarlijkse kosten.

Vraag het onderhoudsbedrag daarom op voordat je tekent. Staat het niet in de offerte, dan staat de investering er ook niet compleet in.

Hoe vaak loopt een maatwerkproject uit?

Vaak genoeg om het als vaste post in je begroting op te nemen. De rijksoverheid rapporteerde over 2024 184 grote ICT-activiteiten, met een oorspronkelijke raming van ongeveer 6 miljard euro.

De overschrijding daarop kwam uit op 1,62 miljard euro, oftewel 27 procent boven het oorspronkelijke budget. In 2023 was dat nog 21 procent.

Ook de oplevering schuift op. Van de 31 projecten die in 2024 werden afgerond waren er 8 op tijd of eerder klaar. De gemiddelde doorlooptijd lag op ruim vijf jaar.

Dit gaat over projecten van een heel andere schaal dan een mkb-toepassing, met doorlooptijden van jaren en tientallen betrokken partijen. Als maatstaf voor jouw offerte zijn die percentages te grof. Het onderliggende punt is bruikbaar: een bouwprijs is een schatting, en schattingen op maatwerk vallen structureel aan de hoge kant uit.

Wanneer is een pakket de goedkoopste keuze?

Als je proces standaard is. Boekhouding, facturatie, e-mail, agenda en urenregistratie zijn bij duizenden bedrijven hetzelfde, en de ontwikkelkosten zijn daar al over al die klanten verdeeld.

Dat zie je terug in het gebruik. In 2025 draaide 54 procent van de bedrijven met tien of meer werkzame personen zijn boekhouding of financieel beheer als clouddienst. Voor dat soort werk is zelf bouwen een dure omweg.

Een pakket geeft je bovendien iets wat in geen enkele offerte staat: je kunt stoppen. Bevalt het niet, dan zeg je op. Bij maatwerk is de investering gedaan.

Wanneer wordt maatwerk goedkoper?

Op het moment dat het pakket je werk niet dekt en je dat gat met mensen dicht. Iemand die elke maandag gegevens overtypt van het ene systeem naar het andere, kost elk jaar hetzelfde en dat bedrag verdwijnt in de loonkosten.

Ook een stapel losse abonnementen telt op. Bedrijven met 10 tot 50 werkzame personen zitten in 2025 op 64 procent clouddienstgebruik; bij 50 tot 250 medewerkers is dat 83 procent. Vijf tools van elk tweehonderd euro per maand zijn samen 12.000 euro per jaar.

Kun je losse abonnementen vervangen door één systeem?

Vaak wel, voor het deel dat om je eigen werkproces draait. Van een losse tool gebruik je meestal maar een deel van de functies. Die functies kunnen samen in één maatwerksysteem, ingericht op hoe jouw bedrijf werkt en met alle gegevens op één plek.

Bildircin AI bouwt zulke systemen: de functies die je nu uit losse abonnementen haalt, nagebouwd en afgestemd op je eigen processen. Zo worden tien losse abonnementen één systeem waarin al je werk samenkomt.

Standaardwerk zoals de boekhouding laat je meestal in een pakket en koppel je aan dat systeem. Of samenvoegen voor jou uitkomt, reken je uit met de vier bedragen aan het eind van dit artikel.

En er is een grens aan wat een pakket mag worden. Zodra je de standaard zo ver oprekt dat elke update van de leverancier een risico wordt, betaal je de prijs van maatwerk zonder de vrijheid ervan.

Welke kosten worden meestal vergeten?

Drie posten vallen bij beide routes buiten de offerte.

Inrichting en migratie. Je gegevens moeten erin, je collega's moeten ermee leren werken. Dat kost weken, ook bij een kant-en-klaar pakket.

Koppelingen. Elk koppelvlak tussen twee systemen is bouwwerk, ook als beide systemen een pakket zijn. Het is ook het onderdeel dat het vaakst breekt als een van de twee verandert.

Vertrekkosten. Eruit stappen kost tijd en meestal geld. Vraag vooraf hoe je je eigen gegevens er in bruikbare vorm uit krijgt, bij een pakketleverancier net zo goed als bij een bouwer.

Hoe reken je het uit voor je eigen situatie?

Zet vier bedragen op een rij, elk over vijf jaar: de abonnementskosten bij het aantal gebruikers dat je over drie jaar verwacht, de bouwprijs van het maatwerk, het jaarlijkse onderhoud daarop, en de uren die mensen nu kwijt zijn aan het handwerk dat het pakket overlaat.

Die vierde post is de post die de uitkomst kantelt, en hij staat in geen van beide offertes. Tel hem mee tegen je eigen uurtarief.

Komt het pakket er dan nog steeds gunstig uit, dan is de keuze gemaakt. Ligt het dicht bij elkaar, kies dan het pakket: de goedkoopste automatisering is de automatisering die je niet hoeft te bouwen.