Wat kost het om bedrijfsprocessen te automatiseren met AI?

De meeste kostenschattingen op internet komen van partijen die AI-automatisering zelf verkopen. De cijfers hieronder zijn gebaseerd op onafhankelijk onderzoek van PwC, Deloitte en het CBS.

Twee routes: tooling of maatwerk

Er zijn twee manieren om te beginnen, en ze verschillen een orde van grootte in kosten.

Kant-en-klare tools werken op abonnementsbasis. Denk aan e-mail sorteren, vergaderingen samenvatten, eenvoudige goedkeuringsstromen. Ze vragen geen ontwikkeltijd, alleen inrichting. De maandelijkse kosten liggen in de orde van tientallen tot enkele honderden euro's.

Maatwerk betekent dat iemand een automatisering bouwt die past op jouw proces, jouw systemen en jouw data. Dat kost een eenmalige investering van doorgaans enkele duizenden tot tienduizenden euro's, plus maandelijks onderhoud.

De keuze hangt af van hoe specifiek je proces is. Past het in een standaardtool, dan is dat veruit de goedkoopste route.

Wat bedrijven er in de praktijk aan overhouden

De uitkomsten lopen uiteen, en dat is op zichzelf al leerzaam.

PwC ondervroeg 4.454 topbestuurders in 95 landen voor het jaarlijkse CEO Survey. Het resultaat: 56 procent heeft nog geen meetbare financiële winst van AI gezien. Slechts 12 procent ziet zowel hogere omzet als lagere kosten.

Deloitte ondervroeg 3.235 leidinggevenden in 24 landen. Hier is het beeld iets positiever: 66 procent meldt productiviteitswinst en 40 procent meldt lagere kosten. Maar slechts 20 procent ziet ook meer omzet.

De les uit beide onderzoeken: tijdsbesparing en lagere kosten zijn haalbaar. Meer omzet dankzij AI is dat veel minder vaak. En juist op omzet rekenen veel bedrijven.

Waar hangt de prijs van af

Drie factoren bepalen hoeveel een automatiseringsproject kost.

Complexiteit van het proces. Eén stap met schone invoer is goedkoop. Een keten van vijf stappen over twee systemen heen, met rommelige data, is dat niet.

Kwaliteit van de data. Als je gegevens in PDF's, e-mails en spreadsheets verspreid zitten, kost het opschonen ervan soms meer dan de automatisering zelf.

Aansluiting op bestaande systemen. Elke koppeling met een boekhoudpakket, CRM of ERP is een extra kostenpost, en een punt dat na oplevering kan breken.

Waarom de meerderheid nog niets terugziet

De grootste groep zonder resultaat deelt een patroon: ze voegen AI toe aan een bestaand proces zonder dat proces te veranderen.

Deloitte bevestigt dat: 37 procent van de ondervraagde bedrijven past AI alleen aan de oppervlakte toe. Slechts 34 procent herontwerpt daadwerkelijk processen.

Het verschil werkt als een snellere motor in een auto met lekke banden. De motor is de techniek; de banden zijn je werkwijze. Zonder de banden te plakken merk je weinig van de extra kracht.

Hoe voorkom je dat je betaalt zonder resultaat

Begin met één proces, niet vijf. Kies er een dat vaak terugkomt, meetbare tijd kost, en waar fouten zichtbaar zijn. Zo beperk je de investering en kun je het resultaat beoordelen voordat je opschaalt.

De kans is er: in 2025 gebruikte volgens het CBS 33 procent van de Nederlandse bedrijven met tien of meer medewerkers enige vorm van AI-technologie. In 2023 was dat nog 14 procent. De adoptie verdubbelt dus in twee jaar. Bedrijven die nu een eerste proces automatiseren, leren sneller dan bedrijven die wachten tot de techniek goedkoper wordt.