Welk werk kan ik in mijn bedrijf met AI automatiseren?

De cijfers laten een duidelijk gat zien tussen hoeveel tijd er in Nederland aan administratie gaat en hoe weinig kleine bedrijven daar techniek voor inzetten.

Uit onderzoek van Visma en Kantar onder ruim tweeduizend Europese ondernemers, waarvan ruim tweehonderd Nederlandse, besteedt 41 procent van de Nederlandse ondernemers de helft of meer van een normale werkweek aan administratieve taken. Eén op de tien komt zelfs op tachtig procent of meer.

Tegelijk gebruikte in 2025 volgens het CBS 13,8 procent van de Nederlandse microbedrijven (twee tot negen medewerkers) enige vorm van AI-technologie. Bij bedrijven van tien tot 249 medewerkers is dat 29,8 procent, bij bedrijven vanaf 250 medewerkers 66,2 procent. Hoe kleiner het bedrijf, hoe groter het gat tussen de last en de oplossing.

Wat zich goed leent voor automatisering

Vier kenmerken maken werk geschikt. Hoe meer ervan opgaan, hoe eenvoudiger het is.

• Het herhaalt zich. Dezelfde handeling, meerdere keren per week.
• Er zit een patroon in. De stappen zijn dezelfde, alleen de gegevens verschillen.
• De invoer is tekst of data. E-mails, PDF's, formulieren, exports, berichten.
• Fouten zijn zichtbaar. Je merkt het als er iets misgaat, en kunt het herstellen.

In de praktijk komt dat neer op werk als offertes opstellen uit een prijslijst, facturen en bonnen uitlezen en wegboeken, binnenkomende e-mail sorteren en van een concept-antwoord voorzien, gegevens overzetten tussen twee systemen die niet met elkaar praten, en terugkerende rapportages samenstellen.

Het CBS-onderzoek sluit daarop aan: bij microbedrijven zijn text mining (9,8 procent) en natural language generation (6,5 procent) de meest gebruikte technieken. Dat is precies de categorie "iets doen met tekst die er al is".

Wat zich er slecht voor leent

Even belangrijk, want hier gaat geld verloren aan projecten die nooit gaan werken.

• Werk dat per geval een oordeel vraagt. Een uitzondering beoordelen, een prijs onderhandelen, een conflict oplossen.
• Werk dat maar een paar keer per jaar voorkomt. De bouwtijd verdien je niet terug.
• Werk waarvan niemand de stappen kan uitleggen. Zit de kennis alleen in iemands hoofd, dan is dat eerst een documentatievraag, geen automatiseringsvraag.
• Werk waar een fout onopgemerkt doorwerkt. Dan is toezicht duurder dan het handwerk.

Hoe je herkent wat bij jou aan de beurt is

Een eenvoudige aanpak die zonder techniek werkt: houd een week bij welke handelingen je meer dan drie keer herhaalt. Noteer per handeling hoe lang hij duurt en hoe vaak hij voorkomt. Vermenigvuldig dat, en je hebt een lijst gesorteerd op wat je jaarlijks kost.

Begin bij de bovenkant van die lijst, maar niet bij het moeilijkste onderdeel ervan. Eén stap in een keten automatiseren levert vaak al genoeg tijd op om de volgende stap te betalen. En je leert onderweg waar het proces in werkelijkheid anders loopt dan je dacht.

De vuistregel

Kun je het werk uitleggen aan een nieuwe medewerker in de vorm van een stappenplan, dan is het te automatiseren. Moet je zeggen "dat voel je na een tijdje wel aan", dan niet. In elk geval nog niet, en zeker niet als eerste project.